Langkah-Langkah dalam Pembuatan Dokumen Tender Proyek

Salah satu permasalahan klasik bagi perusahaan konsultan dan karyawannya dalam penyiapan dokumen tender adalah masih kurangnya perencanaan yang detil terkait kegiatan tersebut, sehingga penyiapan dokumen tender sangat identik dengan lembur. Atau secara sederhana dapat dikatakan bahwa tender adalah lembur meskipun yang harus disiapkan hanya 1 (satu) paket pekerjaan dan volume pekerjaan tersebut tidak kompleks. Kondisi demikian tentu saja menjadikan kinerja karyawan serta alokasi biaya produksi yang tidak terukur sehingga ikut mempengaruhi kinerja perusahaan dalam mengembangkan usahanya.

Permasalahan klasik tersebut di atas sebenarnya dapat ditekan seminimal mungkin jika dalam penyiapan dokumen tender diberlakukan mekanisme perencanaan dan instrumen yang digunakan yang ditetapkan oleh manajemen perusahaan. Mekanisme perencanaan penyiapan dokumen tender sangat tergantung pada kultur kerja masing-masing perusahaan konsultan sehingga pihak manajemen perusahaan yang paling mengetahui bagaimana mekanisme yang cocok untuk diterapkan.

Langkah-langkah yang dapat diambil dalam menerapkan perencanaan dokumen tender, antara lain sebagai berikut:

1. Menentukan batas akhir target penyelesaiaan dokumen tender
2. Menunjuk satu orang sebagai penanggung jawab terhadap kegiatan penyiapan dokumen tender untuk masing-masing paket pekerjaan.
3. Masing-masing penanggung jawab ditugaskan membuat rencana kerja sederhana dan checklist kebutuhan dan progress pekerjaan yang dibuat secara sederhana dalam bentuk tabulasi sehingga mudah untuk dipahami oleh lainnya. Substansi dari kedua instrument tersebut pada dasarnya mencakup pembagian pekerjaan berdasarkan alokasi waktu dan personil.
4. Menentukan jadwal rapat regular dengan waktu yang tidak terlalu lama dengan agenda evaluasi progres penyiapan dokumen tender (jika terlalu sering rapat dan waktu rapat terlalu lama dikhawatirkan mengganggu progres pekerjaan).
5. Menempelkan progres pekerjaan dan ceklist kebutuhan pada tempat-tempat yang mudah dijangkau, sehingga jika ada kendala atau kekurangan bisa segera terinformasikan kepada satu sama lainnya.

Langkah-langkah tersebut di atas diharapkan dapat menjadikan proses penyiapan dokumen tender bisa lebih terukur baik secara waktu maupun output progres yang dihasilkan, sehingga juga diharapkan dapat mengubah analogi “tender adalah lembur”. Kegiatan lembur hanya dikondisikan untuk kegiatan penyiapan dokumen tender yang sifatnya kompleks dalam waktu yang relatif sempit.