Jangan Abaikan Laskar Invoice

Setelah sebelumnya telah diuraikan tentang peran "laskar tender" (baca: Laskar Tender - Mereka yang Terlupakan Dibalik Kesuksesan Sebuah Proyek), maka pada artikel ini akan diuraikan terkait peran penting "laskar invoice" dalam proses pengelolaan proyek terutama terkait dengan penagihan pembiayaan proyek.

Secara sederhana pengertian invoice adalah dokumen yang digunakan sebagai pernyataan tagihan yang harus dibayar oleh customer. Berdasarkan pengertian tersebut, maka tugas utama dari laskar invoice pada perusahaan konsultan adalah menyiapkan dokumen-dokumen terkait dengan pembayaran yang telah dikeluarkan oleh pihak perusahaan untuk pembiayaan pelaksanaan proyek sebagai bukti untuk ditagihkan kepada pihak klien. Tingkat kelancaran proses invoice tentu saja akan sangat berpengaruh terhadap "cash flow" perusahaan, sehingga jika proses invoice sering mengalami hambatan maka akan sangat mengganggu stabilitas keuangan perusahaan yang dampaknya bukan hanya pada pengelolaan proyek tetapi juga kepada karyawan perusahaan tersebut.

Mengingat pentingnya kelancaran penagihan biaya pengelolaan proyek, maka sudah sepatutnya perusahaan konsultan juga tidak mengabaikan eksistensi dan peran laskar invoice.  Pada perusahaan-perusahaan konsultan yang mengelola beberapa proyek secara paralel, akan sangat terlihat jelas beban kerja dari laskar invoice, apalagi kalau proyek yang dikelola tersebut merupakan proyek-proyek besar dengan lingkup area yang luas.

Menyiapkan "backup" tagihan bukanlah sebuah pekerjaan yang mudah karena harus menyesuaikan antara struktur biaya di dalam kontrak dengan kondisi riil di lapangan. Dalam kondisi dituntut penagihan yang tepat waktu dan harus secara paralel menyiapkan dokumen penagihan dari beberapa proyek, maka laskar invoice dituntut untuk bekerja secara marathon (pagi, siang dan malam) agar pekerjaan bisa selesai tepat waktu. Kondisi beban kerja seperti tersebut, tentu saja sangat menguras tenaga, pikiran bahkan emosi dari mereka yang tergabung dalam laskar invoice.

Selain kinerja, satu aspek yang perlu dihargai dari laskar invoice adalah loyalitas terhadap perusahaan yaitu bagaimana menjaga tingkat "keamanan" dokumen penagihan terhadap pemeriksaan dan temuan yang biasanya dilakukan oleh instansi terkait. Dokumen invoice yang disusun secara asal-asalan dan ceroboh, bisa berakibat fatal bagi perusahaan konsultan yaitu dengan konsekuensi pengembalian dana, masuk daftar hitam bahkan tindak pidana.

Sekali lagi, melihat peran dan tanggung jawab laskar invoice seperti uraian tersebut di atas maka sudah sepantasnya mereka mendapat apresiasi tersendiri dari pihak perusahaan konsultan. Jangan abaikan laskar invoice...