Hati-Hati Menggunakan Template dalam Menyusun Dokumen Tender Proyek

Bagi perusahaan konsultan proyek, template dokumen tender merupakan suatu instrument yang sangat membantu dalam proses keikutsertaan lelang suatu proyek. Template tersebut jika digunakan secara benar dapat membuat proses penyiapan dokumen lebih efektif dan efisien. Sebaliknya template tersebut jika digunakan secara ceroboh tanpa memperhatikan ketentuan dan persyaratan yang telah ditetapkan dalam dokumen pengadaan, bisa berakibat menurunkan nilai kompetensi dari perusahaan tersebut, bahkan dalam kondisi yang ekstrim hal tersebut bisa menggugurkan perusahaan tersebut dalam proses lelang proyek.

Beberapa kesalahan yang sering terjadi dalam penggunaan tenplate untuk penyusunan dokumen tender proyek, antara lain sebagai berikut:

1. Template yang digunakan tidak sesuai dengan jenis dan lingkup pekerjaan yang ditentukan. Misal: proyek yang ditenderkan adalah pekerjaan survey, sedangkan template yang digunakan oleh suatu perusahaan konsultan adalah template pekerjaan peningkatan kapasitas
2. Substansi template sudah tidak “up to date” /tidak sesuai dengan kondisi terkini dari proyek yang ditenderkan. Misal: template yang digunakan menggunakan pendekatan kebijakan melalui Undang-Undang/peraturan lainnya yang dikeluarkan pada tahun tertentu, sedangkan proyek yang ditenderkan diharuskan memakai pendekatan kebijakan melalui melalui Undang-Undang/peraturan yang terbaru
3. Meskipun jenis pekerjaan pada template sama dengan proyek yang ditenderkan, tapi karakteristik lingkup area dalam pekerjaan tersebut berbeda. Misal jenis pekerjaan survey potensi wilayah, untuk proyek yang ditenderkan adalah pekerjaan survey potensi sektor unggulan wilayah perdesaan di kawasan perbatasan, sedangkan template yang digunakan adalah jenis pekerjaan survey potensi kelembagaan lokal wilayah perkotaan
4. Dalam kondisi “kejar tayang” substansi template tidak dilakukan perubahan/penyesuaian dengan pekerjaan proyek yang ditenderkan (lebih bersifat redaksional). Misalnya template yang digunakan adalah untuk pekerjaan dengan lokasi Kota Surabaya, tetapi pekerjaan yang ditenderkan berlokasi di Kota Kupang. Bahkan yang lebih fatal adalah “header & footer” dari template tidak diganti.

Kesalahan-kesalahan tersebut di atas tentu saja dapat menurunkan kompetensi suatu perusahaan konsultan dalam proses lelang proyek.  Penggunaan template yang seharusnya bisa mendongkrak nilai kompetensi perusahaan jika digunakan secara bijaksan, malah justru menjatuhkan kredibilitas perusahaan hanya karena kecerobohan dalam penggunaanya.

Template adalah “pedang bermata dua”, satu sisi sangat tajam sedangkan sisi lainnya sangat tumpul. Berhati-hatilah menggunakan template dalam arena pertarungan tender proyek. Jika digunakan secara bijak maka template bisa menjadi kekuatan bagi Anda terhadap kompetitor, sebaliknya jika digunakan secara ceroboh justru akan melemahkan kekuatan yang sebenarnya Anda miliki.

.... maka berhati-hatilah dalam menggunakan template dalam menyusun dokumen tender ....