Hati-Hati Ada “Jebakan” Dalam Dokumen Pengadaan Proyek

Dalam suatu proses lelang proyek, dokumen pengadaan merupakan dasar acuan bagi para peserta lelang dalam  menyiapkan, membuat dan menyusun serta mengirimkan dokumen penawarannya kepada pihak panitia lelang. Dikatakan menjadi acuan, karena dokumen pengadaan tersebut secara detil menjelaskan ketentuan dan persyaratan  yang harus dipenuhi oleh peserta yang akan mengikuti proses lelang tersebut. Selain ketentuan dan persyaratan, di dalam dokumen pengadaan juga menyediakan template-template form yang digunakan untuk pembuatan dokumen penawaran. Secara umum standar substansi dokumen pengadaan adalah sama karena memang telah diatur dalam kebijakan dan regulasi pemerintah tentang pengadaan.

Secara khusus, yang membedakan substansi dari masing-masing pengadaan suatu proyek dijelaskan pada bagian lembar data pemilihan, lembar data kualifikasi serta bentuk dokumen penawaran. Pada bagian-bagian tersebut ketentuan dan persyaratan mengikuti lelang sudah diatur dan dijelaskan secara khusus sehingga perlu dipahami secara cermat oleh peserta lelang dalam menyiapkan dokumen penawarannya. Namun demikian, pada saat ini di dalam dokumen pengadaan yang diberikan masih sering dijumpai ketidakkonsistenan (inkonsistensi) konten baik yang bersifat substansi maupun redaksional. Kondisi ini bisa terjadi karena faktor kekurangjelian pihak panitia pengadaan dalam penyusunan dokumen pengadaan suatu proyek. Misalnya, dokumen pengadaan tersebut dibuat dari template yang sudah ada, tetapi substansi dan redaksionalnya tidak sepenuhnya disesuaikan dengan proyek yang akan ditenderkan. Contoh inkonsistensi tersebut antara lain adalah: (1) Inkonsistensi antara kerangka acuan kerja dengan format struktur penawaran biaya khususnya dalam bill of quantity, (2) inkonsistensi format surat penawaran terkait nama pekerjaan dan nama Pokja serta masa berlaku surat penawaran. 

Terjadinya inkonsistensi dalam dokumen pengadaan meskipun bersifat sepele tetapi jika tidak dicermati dapat berakibat fatal bagi peserta lelang. Kondisi ini tentu saja dapat dianalogikan sebagai “jebakan” yang mematikan bagi peserta lelang karena konsekuensi terburuk bisa menggugurkan keikusertaannya dalam lelang tersebut. Menghadapi kondisi seperti  ini, maka alternatif antisipasi yang dapat dilakukan oleh peserta lelang dalam menghindari “jebakan” tersebut, antara lain sebagai berikut:

1. Selalu cermati dan pahami semua substansi dokumen pengadaan dan konsistensinya, meskipun peserta lelang yang biasa mengikuti tender sudah “hapal di luar kepala” isi dokumen pengadaan;
2. Bersikap teliti dan tidah ceroboh dalam menggunakan template form-form yang disediakan dalam dokumen pengadaan tersebut;
3. Buatlah catatan khusus jika ditemukan inkonsistensi dalam dokumen pengadaan tersebut sebagai bahan untuk ditanyakan kepada pihak panitia pengadaan
4. Sampaikan pertanyaan kepada pihak panitia pengadaan pada saat aanwijzing terkait dengan inkonsistensi atau hal-hal yang belum jelas yang dijumpai dalam dokumen pengadaan
5. Jadikanlah berita acara hasil aanwijzing sebagai dasar dalam pembuatan dokumen tender

Langkah-langkah antisipasi tersebut di atas hanyalah untuk mengingatkan dan tidaklah bersifat mutlak, karena untuk masing-masing perusahan memiliki prosedur tersendiri dalam hal quality control dokumen tender. Pada intinya, kita harus tetap mewaspadai adanya kemungkinan “jebakan” yang ada dalam dokumen pengadaan, jangan sampai kita terperangkap di dalamnya hanya karena kita kurang cermat dan teliti dalam pembuatan dokumen penawaran yang akan kita ajukan dalam proses tender suatu proyek.