Cermati Kisi-Kisi Penilaian Evaluasi Tender Proyek

Bagi perusahaan konsultan proyek, penyiapan dokumen lelang/tender proyek merupakan salah satu proses bisnis utama yang rutin dilakukan. Rutinitas tersebut terkadang membuat tim penyusun dokumen tender sering mengabaikan kriteria evaluasi yang sebenarnya telah ditentukan oleh panitia lelang dalam dokumen pengadaan. Sikap mengabaikan tersebut muncul karena biasanya suatu perusahaan konsultan proyek sudah memiliki “template” dokumen yang setiap saat dapat disajikan dengan cepat.

Keberadaan template dokumen tender tentu saja sangat bagus dalam mendukung kinerja tim penyusun dokumen tender. Sebaliknya template dokumen tender juga bisa menjadi boomerang bagi perusahaan tersebut jika ternyata apa yang disajikan ternyata dianggap tidak mengakomodasi kelengkapan dokumen yang telah ditentukan sehingga bisa mengurangi bobot penilaian evaluasi, bahkan bisa menggugurkan perusahaan tersebut dalam proses tender proyek.

Berdasarkan uraian tersebut di atas, maka dalam menyiapkan dokumen tender proyek sudah seharusnya tim penyusun dokumen mencermati kisi-kisi penilaian evaluasi yang telah dijelaskan dalam dokumen pengadaan (dalam standar nasional, kisi-kisi penilaian dicantumkan dalam Lembar Data Pemilihan dan Lembar Data Kualifikasi). Secara garis besar kisi-kisi penilaian yang digunakan dalam proses evaluasi mencakup 3 (tiga) item pokok, yaitu:

1. Substansi kualifikasi dan kompetensi perusahaan (administrasi, teknis dan finansial)
2. Bobot  dan nilai dari masing-masing substansi kompetensi yang dipersyaratkan
3. Rumus penghitungan nilai akhir untuk masing-masing substansi kompetensi

Kedua substansi tersebut di dalam dokumen pengadaan biasanya di rinci secara detil berdasarkan struktur kriteria dan metode evaluasi. Kisi-kisi penilaian yang telah diuraikan secara detil dalam dokumen pengadaan sudah seharusnya menjadi acuan pokok tim penyusun dalam menyajikan dokumen tender. Hal pertama yang perlu diperhatikan dalam penyajian dokumen adalah struktur substansi yang akan disajikan harus mengakomodir ketentuan yang telah dipersyaratkan.

Bahkan berdasarkan kisi-kisi tersebut, tim penyusun dokumen bisa membuat simulasi penilaian, apakah perusahaan mereka secara kualifikasi dan kompetensi layak untuk mengikuti tender tersebut. Hasil dari simulasi penilaian ini selanjutnya bisa dijadikan sebagai estimasi nilai perusahaan dalam proses lelang tersebut. Selain itu dengan mengacu pada kisi-kisi penilaian tersebut, proses penyusunan dokumen tender tersebut dapat dilakukan dengan lebih efektif dan efisien, karena dokumen yang disajikan hanyalah dokumen yang sesuai dengan substansi yang dipersyaratkan.

Bagi perusahaan konsultan proyek, dalam penyusunan dokumen tender sebaiknya ada personil khusus yang ditugaskan dalam mencermati kisi-kisi penilaian sebagai quality assurance yang tidak selalu mengandal template dokumen yang telah ada.

Cermati dan simulasikan kisi-kisi penilaian evaluasi tender, maka Anda akan tahu peta kekuatan perusahaan Anda dalam proses tender proyek.