Proposal Teknis

Pada pembahasan sebelumnya telah dijelaskan bahwa secara garis besar suatu proposal kegiatan terdiri dari dua jenis yaitu: (i) Proposal teknis, dan (ii) Proposal biaya. Secara substansi, suatu proposal teknis pada dasarnya berisikan pemahaman tentang bagaimana cara melaksanakan kegiatan yang diusulkan dalam proposal tersebut mulai dari tahap persiapan sampai tahap penyelesaian pekerjaan (dalam kegiatan tertentu bahkan sampai pada tahap pasca penyelesaian pekerjaan).

Berdasarkan uraian tersebut, maka dapat dikatakan bahwa suatu proposal teknis dapat mencerminkan kemampuan/keahlian/profesionalisme dari pihak yang mengajukan usulan kegiatan tersebut.

Sebagai upaya menghasilkan suatu proposal teknis yang sistematik, fokus dan logis maka perlu dirancang terlebih dahulu outline penulisan dari proposal teknis tersebut.

Outline penulisan yang digunakan untuk keperluan tender/lelang suatu kegiatan biasanya sudah ditentukan oleh panitia tender dengan mengacu pada dokumen rencana kerja dan persyaratan. Secara umum outline yang biasa digunakan meliputi:

1. Pendahuluan, yang memuat latar belakang, tujuan, lingkup pekerjaan, output yang diharapkan, periode waktu pelaksanaan dan lokasi kegiatan.
2. Pemahaman terhadap usulan kegiatan.
3. Pendekatan dan metodologi yang digunakan dalam pelaksanaan kegiatan.
4. Organisasi team personil pelaksana kegiatan.
5. Rencana kerja dan jadwal kegiatan.
6. Profil dari pihak yang akan melaksanakan kegiatan tersebut (bersifat optional).

Secara lebih rinci penjelasan tentang outline proposal teknis pada pembahasan sebelumnya akan diuraikan dalam penjelasan berikut.

A. Pendahuluan

1. Latar Belakang. Pada bagian ini, uraikan secara jelas beberapa hal yang menjadi latar belakang munculnya kegiatan yang diusulkan (regulasi, kebijakan, rencana pembangunan baik nasional maupun daerah setempat, dsb).
2. Tujuan. Pada bagian ini uraikan tentang tujuan dari kegiatan yang diusulkan secara rinci sehingga dapat terlihat adanya manfaat yang nyata dari kegiatan tersebut.
3. Lingkup Pekerjaan. Pada bagian ini, uraikan secara rinci lingkup kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan yang dimaksud.
4. Output. Pada bagian ini, uraikan secara rinci tentang hasil yang diharapkan setelah kegiatan yang diusulkan selesai dilakukan. Selain itu, pada bagian ini akan lebih bagus jika ditambahkan outcome (output jangka panjang) agar dapat terlihat manfaat dari kegiatan yang diusulkan juga mempunyai dampak jangka panjang.
5. Periode waktu pelaksanaan pekerjaan. Bagian ini menjelaskan lamanya dan batasan waktu untuk melakukan pekerjaan tersebut.
6. Lokasi Kegiatan. Bagian ini menjelaskan lokasi / tempat pelaksanaan dari kegiatan yang diusulkan tersebut.

B. Pemahaman Terhadap Usulan Kegiatan

Meskipun bagian ini bersifat optional, tapi dalam penyusunan proposal teknis bagian ini perlu dicantumkan sebagai suatu strategi dan justifikasi bahwa kita memahami benar apa yang akan dilakukan dalam melaksanakan kegiatan tersebut. Pemahaman terhadap usulan kegiatan, pada umumnya meliputi:

1. Pemahaman terhadap kebijakan-kebijakan pembangunan baik nasional maupun daerah,
2. Pemahaman terhadap lingkup kegiatan secara general (secara spesifik sebaiknya dibahas dalam bagian pendekatan dan metodologi), dan
3. Pemahaman terhadap lokasi kegiatan terkait dengan geografis, potensi dan hambatan sumberdaya lokal, serta data dan informasi wilayah yang terkait dengan kegiatan yang diusulkan.

C. Pendekatan dan Metodologi

Pendekatan dan metodologi dapat dikatakan sebagai “ruh” dari suatu proposal teknis, karena di dalamnya “mewakili” kemampuan kita dalam menjalankan usulan kegiatan tersebut secara efektif, efisien, dapat diterima dan memuaskan semua pihak yang terkait. Beberapa aspek yang perlu ditampilkan pada bagian ini, antara lain adalah sebagai berikut:

1. Pendekatan (Approaches). Bagian ini lebih menekankan pada “apa” yang dapat dijadikan dasar pemikiran dalam pelaksanaan kegiatan yang diusulkan tersebut. Pendekatan yang dikemukakan dapat berupa pendekatan regulasi yang menjadi “payung” legalitas baik nasional maupun daerah, pendekatan wilayah (aksesibilitas, akseptabilitas, potensi dan kendala, dsb) maupun pendekatan teoritis yang dijadikan dasar dalam penyusunan metodologi.
2. Kerangka Pikir/Alur Pikir. Bagian ini merupakan kerangka/alur pelaksanaan kegiatan yang menghubungkan antara tujuan, pendekatan, proses, output dan outcome dari kegaiatan yang diusulkan tersebut. Kerangka pikir/alur pikir dalam suatu proposal teknis selanjutnya dijadikan sebagai acuan dalam penyusunan metodologi yang akan diterapkan dan penyajiannya biasanya dalam bentuk tabulasi atau diagram alur.
3. Metodologi. Penyusunan suatu metodologi sebaiknya dilakukan setelah kerangka pikir/alur pikir telah selesai dibuat, sehingga metodologi tersebut dapat lebih sistematik, fokus dan logis sesuai dengan tahapan-tahapan pelaksanaan kegiatan yang diusulkan.

Sebagai suatu “ruh” dari proposal teknis, maka sebaiknya bagian pendekatan dan metodologi ini disusun oleh pihak yang benar-benar menguasai bidangnya terkait dengan kegiatan yang diusulkan tersebut.

D. Organisasi team personil pelaksana kegiatan

Bagian ini menguraikan tentang kebutuhan personil sebagai pelaksana kegiatan yang disusun berdasarkan tugas dan keahlian yang dibutuhkan dalam pelaksanaan kegiatan yang diusulkan. Selain itu akan lebih bagus jika kita dapat menggambarkan struktur organisasi team personil tersebut sehingga dapat terlihat alur koordinasi dan alur tanggung jawab dari tim tersebut.

E. Rencana kerja dan Jadwal kegiatan

Rencana kerja merupakan penjabaran dari metodologi berdasarkan tahapan-tahapan pekerjaan mulai dari persiapan, pelaksanaan pekerjaan hingga selesainya pekerjaan (pada usulan kegiatan tertentu diminta juga adanya tahapan pelaporan). Pada bagian ini juga perlu diuraikan keterlibatan personil di dalam setiap tahapan pekerjaan tersebut.

Jadwal kegiatan merupakan uraian yang terkait dengan tahapan kegiatan berdasarkan alokasi waktu sesuai dengan batasan waktu tertentu yang telah ditentukan. Jadwal ini biasanya disajikan melalui tabulasi dalam bentuk barchart.

F. Profil Dari Pihak yang akan Melaksanakan Kegiatan

Meskipun bersifat optional, di dalam proposal teknis perlu juga menampilkan profil dari pihak yang akan melaksanakan kegiatan yang diusulkan tersebut. Hal ini dilakukan agar pihak klien mengetahui pengalaman dan kemampuan calon pihak pelaksana kegiatan tersebut.

Susunan outline tersebut di atas tidaklah bersifat mutlak karena tergantung dari “selera” dari masing-masing pihak yang terkait.