Ikuti Aanwijzing, Cermati Berita Acaranya

Aanwijzing merupakan istilah yang cukup familiar di dunia konsultan proyek. Kegiatan aanwijzing merupakan salah satu tahapan dalam proses lelang/tender suatu proyek yang berupa pemberian penjelasan dari pihak panitia lelang kepada peserta lelang (konsultan) terkait dengan substansi dari dokumen pengadaan. Materi penjelasan yang disampaikan oleh panitia lelang antara lain mencakup substansi: (i) persyaratan dan tata cara penyampaian dokumen, (ii) administrasi dan teknis, (iii) anggaran biaya, (iv) kerangka acuan kerja, dan (v) hal lain-lain terkait dengan adanya perubahan substansi dokumen.

Selain pemberian penjelasan, dalam proses aanwijzing juga mencakup proses tanya jawab antara panitia lelang dengan peserta termasuk keputusan-keputusan tertentu yang membutuhkan kesepakatan bersama. Hasil dari kegiatan aanwijzing selanjutnya dituangkan dalam berita acara sebagai dokumen yang tidak terpisahkan dengan dokumen pengadaan sebelumnya. Sebagai satu kesatuan, maka berita acara aanwijzing dapat dikatakan sebagai "dasar acuan tertinggi" bagi konsultan sebagai peserta lelang dalam proses penyusunan dan penyampaian dokumen lelang.

Mengacu pada uraian tersebut di atas, maka konsultan (individu/perusahaan) sudah seharusnya tidak mengabaikan kegiatan aanwijzing yang telah diagendakan oleh panitia lelang. Dengan mengikuti kegiatan aanwijzing, konsultan peserta lelang akan memahami secara langsung substansi dokumen pengadaan serta perubahan-perubahannya. Sebagai upaya melengkapi pemahaman seperti yang dimaksud, maka kita juga perlu mencermati berita acara aanwijzing untuk mengantisipasi kemungkinan adanya penjelasan-penjelasan yang bersifat krusial yang terlewatkan pada saat mengikuti kegiatan aanwijzing.

Mengabaikan kegiatan aanwijzing bisa berakibat fatal bagi konsultan, yaitu dengan digugurkan sebagai peserta lelang karena tidak mengakomodir hal-hal yang telah disepakati bersama dalam aanwijzing meskipun secara substansi proposal yang diajukan sangat bagus. Contoh sederhana adalah sebagai berikut: dalam dokumen pengadaan yang diberikan oleh panitia lelang kepada peserta lelang disebutkan bahwa batas akhir pemasukan adalah hari dan tanggal tertentu pada jam 14.00 WIB. Pada saat aanwijzing ternyata ada perubahan batas akhir pemasukan dokumen yang telah disepakati bersama yaitu perubahannya menjadi pada hari dan tanggal yang sama, namun jam pemasukan dimajukan menjadi jam 10.00 WIB. Perusahaan A yang memiliki peluang memenangkan tender lebih diunggulkan dibanding peserta lelang lainnya ternyata mengabaikan kegiatan aanwijzing dan juga tidak mencermati berita acara aanwijzing yang dikirimkan oleh panitia lelang. Karena masih mengacu pada dokumen lelang yang belum diperbarui oleh berita acara aanwijzing, maka perusahaan tersebut memasukkan dokumen penawarannya menjelang jam 14.00 WIB, secara otomatis dokumen penwaran tersebut ditolak karena pemasukkannya telah melebihi batas waktu yang ditentukan dalam berita acara aanwijzing yaitu jam 10.00 WIB sehingga dianggap gugur dalam proses tender proyek tersebut.

Mengacu pada ilustrasi sederhana tersebut di atas, maka sudah seharusnya pihak konsultan tidak mengabaikan kegiatan aanwijzing agar tidak "tersandung" permasalahan yang sepele yang bisa menyebabkan kerugian yang sangat fatal.